EMS, atau Sistem Manajemen Pendidikan, merupakan solusi teknologi yang dirancang khusus untuk mendukung institusi pendidikan dalam mengelola berbagai aspek operasional dan administrasi mereka. Dengan pendekatan yang terpusat, perangkat lunak ini memungkinkan pengelolaan yang lebih efisien dan efektif, serta memfasilitasi proses digitalisasi yang penting dalam dunia pendidikan modern. Dengan menggunakan EMS, institusi dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi beban administratif, sehingga fokus pada pengembangan kualitas pendidikan yang lebih baik.
Menu utama School pada sistem EMS
1. Admission
Berfungsi untuk mengelola proses penerimaan siswa baru, termasuk pendaftaran dan seleksi.
1.1. Admission Register
Mencatat dan mengelola data pendaftaran siswa baru yang masuk untuk Melacak semua proses penerimaan mulai dari registrasi awal hingga finalisasi. Di bawah ini disajikan register penerimaan dengan status Draft, yang masih menunggu tindakan lebih lanjut.
1.2. Alumni/Terminate
Digunakan untuk mengelola data alumni atau siswa yang telah lulus/berhenti (terminasi).
2. Profiles
Berisi pengelolaan profil lengkap terkait entitas di sekolah (misalnya: siswa, guru, atau kelas).
2.1. Students
Fokus pada manajemen data siswa aktif, seperti biodata, kelas, dan prestasi.
Tampilan Kanban
Tampilan Daftar
2.2. Teachers
Untuk mengelola informasi guru, termasuk jabatan, mata pelajaran, dan kontak.
Kanban View
List View
2.3. Parents
Menyimpan data orang tua/wali siswa serta hubungannya dengan siswa.
Kanban View
List View
3. Fees
Menyusun dan merencanakan berbagai komponen biaya pendidikan, yang mencakup uang pendaftaran, SPP, serta biaya tambahan lainnya yang mungkin timbul, yang akan dikenakan kepada orang tua murid. Hal ini penting untuk memastikan keberlanjutan operasional sekolah dan sebagai sumber pendapatan yang signifikan bagi lembaga pendidikan, sehingga dapat mendukung peningkatan kualitas layanan dan fasilitas yang diberikan kepada siswa.
3.1. Fees Receipts
Dokumen individual yang mencatat tagihan atau invoice biaya pendidikan (SPP dan lainnya) per siswa, yang dibuat berdasarkan Fees Register. Dengan Tujuan, memberikan dokumentasi rinci biaya yang dikenakan ke masing-masing siswa, menghubungkan manajemen siswa dengan sistem keuangan (Accounting/Invoice), dan menjadi dasar pelacakan pembayaran, baik manual maupun terhubung ke sistem POS / pembayaran bank.
Fees Receipt dengan status Draft
Fees Receipt dengan status Confirm
3.2. Fees Registers
fitur fees register digunakan untuk mendaftarkan atau menjadwalkan penagihan biaya pendidikan (SPP) kepada siswa secara otomatis berdasarkan struktur biaya (fee structure) yang sudah ditentukan sebelumnya. Dengan tujuan, mempermudah penagihan massal bulanan ke seluruh siswa dalam satu kelas/jenjang dan menghubungkan proses pendidikan dengan akuntansi dan invoice secara otomatis.
Payment Fees Receipt
"Payment" digunakan untuk melakukan proses pencatatan pembayaran (manual atau terhubung sistem) atas tagihan biaya pendidikan siswa yang tercantum dalam dokumen Fees Receipt tersebut.
Klik tombol Payment
Sistem akan secara otomatis membuat invoice atau faktur dengan status Draft, karena belum dikonfirmasi. Di sisi lain, status pada Fees Receipt akan berstatus Pending, karena invoice tersebut belum mendapatkan konfirmasi.
Invoice Telah Dikonfirmasi (Posted)
Posted Invoice berfungsi sebagai tagihan resmi kepada siswa dan pencatatan pendapatan sekolah dalam sistem akuntansi.
Jurnal Item akan dihasilkan secara otomatis oleh sistem, sehingga tidak perlu menghabiskan waktu untuk membuatnya secara manual.
Fees Receipt Terintegrasi dengan Akuntansi
Invoice Fees Receipt (Faktur Penerimaan Biaya Pendidikan) masuk ke dalam dashboard accounting Odoo di dalam Jurnal Faktur Pelanggan.
Pengakuan Pendapatan dalam laporan PNL
Fitur lain dalam EMS
1. Assignment
Mengelola tugas siswa. Guru dapat membuat, memberikan, dan menilai tugas. Siswa juga bisa melihat dan mengumpulkan tugas mereka melalui sistem.
2. Exam Management for Education ERP
Mengatur ujian sekolah. Modul ini mencakup penjadwalan ujian, input nilai, pengaturan ruang ujian, dan pencetakan hasil ujian.
3. Library Management for Education ERP
Mengelola perpustakaan sekolah, termasuk peminjaman buku, pencatatan pengembalian, stok buku, serta pengelolaan anggota perpustakaan (siswa & guru).
4. Attendance Management
Mencatat kehadiran siswa secara harian. Guru bisa input absensi per kelas, dan admin bisa melihat laporan kehadiran bulanan atau tahunan.
5. Evaluation Management for Education ERP
Modul ini membantu proses penilaian siswa berdasarkan indikator pembelajaran. Bisa digunakan untuk penilaian formatif maupun sumatif.
6. School Event Management for Education ERP
Mengelola berbagai acara sekolah seperti lomba, seminar, kegiatan OSIS, dan peringatan hari besar. Termasuk jadwal, peserta, dan dokumentasi.
7. Transport Management for Education ERP
Mengatur transportasi sekolah. Mencakup rute bus, jadwal antar-jemput, biaya transport, dan daftar siswa pengguna layanan antar jemput.
8. Timetable Management
Mengatur jadwal pelajaran (timetable). Termasuk alokasi mata pelajaran, guru pengajar, jam pelajaran, dan ruang kelas. Mendukung laporan cetak.
